Dix choses que vous devriez savoir sur l’archivage de la recherche

L’extension du domaine de la recherche, c’est aussi prendre soin des productions documentaires et intellectuelles de la recherche pour assurer la continuité de la science.

Longtemps délaissées en France, les archives de la recherche arrivent au goût du jour… et c’est tant mieux ! Une succession fortuite de commémorations au sein des organismes de recherche a permis d’engager la réflexion sur leur collecte, leur classement et leur valorisation dans les années 1980. Depuis le début des années 2000, on assiste à une recrudescence des services d’archives dans les universités, accélérée par l’autonomie des établissements (loi Pécresse) et ouvrant la voie à une gestion de proximité de leurs archives administratives et scientifiques (Maday, 2013). Comment ne pas saluer, dans un monde de l’enseignement supérieur et de la recherche en perpétuel mouvement, la stabilité qu’apportent les archivistes et la mémoire qu’ils conservent ? Pour démystifier cet univers et inciter les chercheurs à intégrer l’archivage à leurs pratiques, voici notre introduction à l’archivage de la recherche — “archives” étant entendu au sens du Code du patrimoine comme “l’ensemble des documents (…) produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité”.

1. Les archivistes s’occupent aussi d’archivage électronique

Commençons avec une image qui colle à la peau de l’archiviste, celle du rat de bibliothèque qui remue de vieilles étagères couvertes de poussière et ouvre des armoires depuis longtemps oubliées, exhumant quelque trésor dissimulé sous des strates archéologiques de documents. Ce n’est pas entièrement faux : l’archiviste exécute de nombreuses besognes matérielles, et peut ressembler à un mélange de spéléologue et d’archéologue. Ainsi, la découverte des archives du Centre de mathématiques appliquées de calcul, qui fut l’un des premiers services de la Fondation Maison des sciences de l’homme (FMSH), était une heureuse surprise (Pomart, 2013). Mais les archivistes s’occupent aussi d’archivage électronique (systèmes dit SAE) des courriels et des documents électroniques des institutions.

Le Service interministériel des Archives de France (SIAF) est par exemple à l’origine du Standard d’échange de données pour l’archivage, protocole en cours de normalisation permettant de transférer des données depuis une entité de production vers une entité d’archivage, et intégré dans le Référentiel général d’interopérabilité de l’administration française. Le SIAF, aux côtés d’autres ministères, a aussi participé à la rédaction de référentiels et de guides de bonnes pratiques sur ce sujet (Moufflet, 2013).

2. Les archives d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche naissent souvent au moment d’un déménagement

Ce fut le cas pour l’École des hautes études en sciences sociales (EHESS), dont le service des archives fut créé à l’occasion du premier déménagement de l’établissement en 1975-1976, vers la Maison des sciences de l’homme (Paris). Ce fut le cas aussi pour la FMSH en 2010, à l’occasion de son déménagement pour un relogement temporaire dans le XIIIe arrondissement de Paris (avenue de France), ou du Centre de recherche de l’institut du cerveau et de la moelle épinière en 2010. Néanmoins, ces situations d’urgence ne doivent pas autoriser de mauvais jugements dans le tri des archives et la FMSH conseille “d’éviter d’effectuer des choix d’ordre scientifique sous la contrainte de questions logistiques” (Pomart, 2013).

3. L’archivage institutionnel de la recherche est extrêmement réglementé

La première circulaire sur l’archivage dans l’enseignement supérieur date de 1970, suivie en 1971 par celle portant sur les laboratoires du CNRS : cette dernière est signée par le directeur général Hubert Curien, qui deviendra plus tard ministre de la recherche. Depuis, circulaires et instructions se sont succédées régulièrement, prévoyant par exemple que les archives définitives des universités de province soient versées aux Archives départementales, tandis que les établissements de recherche comme le CNRS, le Cnam, l’Ifremer, le Cnes… doivent verser leurs fonds aux Archives nationales, tout comme les services centraux de l’État (cabinets et services ministériels, commissions), les autorités administratives indépendantes comme l’AERES et les universités parisiennes ; la gestion des archives produites par les UMR doit revenir de préférence à la tutelle propriétaire des locaux hébergeant l’UMR ; etc. Ce cadre réglementaire est présenté de façon accessible dans une brochure de l’AMUE de 2010 consacrée à la gestion des archives au sein d’un établissement d’enseignement supérieur et de recherche.

Néanmoins, si l’archivage des processus concernant les archives de l’administration et du pilotage est très réglementé, pour l’archivage des documents et données des chercheurs ou des programmes de recherche, seul le dispositif cadre du Code du Patrimoine s’applique : il n’y a rien de prévu au niveau national. C’est la zone grise des archives scientifiques, dont nous reparlerons par la suite.

4. Les archives d’un chercheur appartiennent à son institution

Le guide des bonnes pratiques de l’université Paris Diderot insiste sur le fait que :

tout chercheur, et tout fonctionnaire en général, est responsable des documents qu’il produit ou reçoit dans le cadre de son travail. Mais il n’en est pas propriétaire : à son départ l’ensemble des archives est à remettre au Bureau des archives. Les archives constituent à la fois des preuves en cas de litige et une mémoire scientifique.

Mais les chercheurs ignorent largement l’existence d’une législation sur les archives, si bien que :

les archives personnelles des scientifiques sont souvent considérées par les scientifiques eux-mêmes comme des archives privées, au sens juridique du terme, alors même que l’essentiel de leur activité de recherche s’est déroulé dans le cadre d’un établissement d’enseignement ou de recherche à caractère public. Les archives personnelles des scientifiques semblent se confondre avec les archives des laboratoires et il est difficile d’établir une distinction formelle entre archives personnelles et archives de laboratoires.

Ce qui produit des situations compliquées où le chercheur ou ses descendants établissent une convention de don ou de dépôt pour reverser un fonds hybride, à la fois personnel (correspondance familiale, documents d’état civil) et professionnel (correspondance scientifique, cahiers et carnets de laboratoires et d’expériences ; notes de travail et notes de lecture ; manuscrits, épreuves et tirés à part d’articles et ouvrages ; notes de cours et de conférences ; dossiers à caractère administratif, souvent liés à la direction d’un laboratoire ou d’un établissement de recherche). Ces fonds, comme celui de Raymond Aron confié à la BnF, se retrouvent régulièrement “dans des bibliothèques, où ils [sont] traités comme des manuscrits isolés, alors même qu’il s’agit de fonds au sens archivistique du terme” (Charmasson, 2013).

À l’inverse, une institution comme l’EHESS a pris très au sérieux l’archivage de ses groupes de recherche, dans la lignée de Lucien Febvre qui voyait l’histoire comme une enquête collective : “le vieux monsieur dans son fauteuil, derrière ses fichiers strictement réservés à son usage personnel et aussi jalousement gardés contre les convoitises rivales qu’un portefeuille dans un coffre-fort — le vieux monsieur d’Anatole France et de tant d’autres aura terminé sa vie falote” (Febvre, 1949). Le plus volumineux fonds d’archives conservé est celui des grandes enquêtes initiées par Pierre Bourdieu, occupant 250 mètres linéaires d’archives (Mazon, 2013).

Soulignons également le travail entrepris par Sophie Duchesne pour sauvegarder 64 enquêtes du CEVIPOF et leurs métadonnées, menacées par des départs à la retraite massifs. Le projet s’est ensuite élargi, grâce à des financements importants, pour devenir la banque d’enquêtes qualitatives BeQuali comprenant :

  • l’identification des enquêtes, baptisée Archipolis
  • la numérisation de corpus d’entretiens selon différents critères
  • et la « réanalyse » des enquêtes (Gaultier-Voituriez, 2013).

Pour être complet, ajoutons que l’État peut revendiquer des archives à caractère public qui seraient retrouvées dans des collections privées ou à l’étranger : en effet, les archives publiques sont imprescriptibles, inaliénables, assimilées aux Trésors nationaux, donc inexportables (Rouge-Ducos, 2013). Chercheurs du public et fonctionnaires, prenez garde !

5. Si vous possédez chez vous des documents historiques d’intérêt général pour une discipline ou un champ scientifique, vous pouvez les confier à une archive institutionnelle

La Fondation Maison des sciences de l’homme (FMSH) recueille des dons d’archives personnelles dans le domaine des sciences humaines et sociales, avec une ouverture vers les thèmes de recherche mêlant d’autres disciplines des sciences naturelles et expérimentales, comme les mathématiques. Les fonds de personnalités non issues du monde de la recherche entrent dans ce périmètre lorsqu’ils se rattachent à l’un des centres d’intérêt de l’institution, comme les études de genre ou le féminisme(Pomart, 2013).

6. L’archivage de la recherche s’occupe également des données scientifiques

Non seulement pour assurer leur intégrité et leur accessibilité (principes de la sauvegarde), mais aussi leur lisibilité et leur intelligibilité. Les besoins identifiés par le Centre informatique national de l’enseignement supérieur (Cines) lors d’une enquête menée auprès d’environ 150 laboratoires de recherche concernent principalement l’archivage intermédiaire (pendant 3 à 5 ans) et partagé dans un cercle restreint de téraoctets de données correspondant essentiellement à des résultats de calcul et d’observation de projets de recherche, et des codes sources. Au terme de ce laps de temps, selon la décision de leur producteur, les données sélectionnées seront soit versées dans un système d’archivage définitif, soit restituées à l’utilisateur pour destruction ou auto-stockage : c’est ainsi que fonctionne le service ISAAC du Cines, basé sur la technologie open source iRODS.

Schéma ISAAC

Schéma illustrant les étapes de la vie d’un projet d’archivage dans ISAAC (Information scientifique archivée au Cines), service de stockage sécurisé des données de la recherche. PAC est la plateforme d’archivage du Cines. Source : Cines.fr

Charlotte Maday, responsable des archives à l’université Paris Diderot, explique sur son blog que les données de la recherche sont des archives comme les autres et propose ce tableau pour convaincre les chercheurs de ce que les archivistes peuvent faire pour eux :

Les données de la recherche sont des archives comme les autres. Source : Records management is the new black

Les données de la recherche sont des archives comme les autres.
Source : Records management is the new black

7. L’archiviste n’est pas que le professionnel du stockage, c’est aussi le professionnel de l’élimination

“Les missions de l’archiviste, professionnel intégré dans son établissement, suivent l’ensemble du cycle de vie du document. L’archiviste répond à la question de la collecte des archives par des outils pratiques pour mieux comprendre le contexte de création du document, le circuit de l’information au sein de l’établissement et identifier le moment propice pour archiver le document. L’archiviste veille également au respect des exigences de bonne conservation des archives, à l’élimination – selon les bonnes pratiques et la réglementation – des documents devenus inutiles pour l’administration et pour l’histoire, et doit gérer des risques de pertes d’informations, de survenue de sinistres et leur prévention” (Maday, 2013). Ainsi, une fois la “durée d’utilité administrative” expirée, l’élimination peut être décidée — mais pas n’importe comment ! Elle doit être fixée par accord entre l’autorité qui les a produits ou reçus et l’administration des Archives, au risque d’être illégale.

8. Les archives de la recherche posent des problèmes spécifiques en terme de gestion

La durée d’utilité administrative, correspondant à la durée de conservation des documents, est fixée très précisément pour les documents à valeur administrative ou juridique. Mais quid des documents scientifiques ? Le référentiel mis au point par la section ad hoc de l’Association des archivistes français “prend en compte les particularités des documents directement issus de la recherche, auxquels il est parfois difficile d’imputer une durée d’utilité administrative (DUA) et à laquelle certains opposent une durée d’utilité scientifique (DUS) très délicate à fixer” (Gallois-Royan, 2013).

Après réflexion et concertation, les archivistes de la Maison Archéologie & Ethnologie René-Ginouvès ont fixé par exemple la DUA des documents de terrain à 10 ans après la fin de l’exploitation scientifique (Corvasier, 2013). Autre exemple : dans le référentiel ci-dessus, les documents liés aux réunions entre partenaires d’un projet de recherche ont une DUA de 5 ans, au-delà de laquelle les diaporamas des intervenants et autres documents annexes peuvent être éliminés, seuls les comptes-rendus de réunion étant versés dans les archives définitives. Sans parler du CEA, où le besoin d’information pour l’assainissement et le démantèlement amène à conserver en archivage intermédiaire sur les centres les archives sur des durées très longues (Delmas et Frossard, 2013)…

9. Les archives de la recherche se préoccupent aussi de ce qui fait la vie du laboratoire, loin d’être cantonnée aux documents administratifs ou scientifiques

On peut se demander à quoi ressemblerait une mémoire institutionnelle uniquement constituée de documents portant sur sa mission administrative ou scientifique. Comment représenter la vie d’une institution à partir de procès-verbaux, de documents comptables, de fiches d’inscription, de bulletins de notes ou de rapports de recherche ? D’où l’importance de collecter d’autres traces comme les journaux ou les tracts des associations syndicales, des témoignages oraux ou les sites web des établissements : lors de la fusion des universités de Strasbourg, les sites des anciens établissements sont apparus comme des mines d’or sur le plan informationnel (Schirr, 2013).

10. Les archives sont valorisées pour ne pas tomber dans l’oubli

Les archives possèdent un grand intérêt historique et patrimonial : pas question de les laisser tomber dans l’oubli ! Les archivistes ont ainsi une mission de valorisation, qui peut prendre plusieurs formes :

Bibliographie

  • BOUVIER Ludovic et Stéphanie MÉCHINE (2013), “Commémoration et valorisation : exemple du 40e anniversaire des universités de Paris et d’Île-de-France”, La Gazette des archives, n° 231
  • CHARMASSON Thérèse (2013), “Archives des sciences”, Culture et recherche, n° 129, pp. 12-13
  • CORVASIER Louise (2013), “L’archivage intermédiaire : un outil puissant de réutilisation des données de la recherche”, La Gazette des archives, n° 231
  • DELMAS Sophie et Odile FROSSARD (2013), “Les archives du Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives : organisation de la fonction et exploitation des fonds historiques d’un grand organisme public, acteur clé de la recherche”, La Gazette des archives, n° 231
  • FEBVRE Lucien (1949), “Vers une autre histoire”, Revue de métaphysique et de morale, t. 58, n°3-4, pp. 225-247
  • GALLOIS-ROYAN Isabelle (2013), “Une expérience de collecte mutualisée au Centre de recherche de l’Institut du cerveau et de la moelle épinière”, La Gazette des archives, n° 231
  • GAULTIER-VOITURIEZ Odile (2013), “Archives des entretiens de recherche : d’un laboratoire de Sciences Po à Archipolis”, Culture et recherche, n° 129, pp. 12-13
  • MADAY Charlotte (2013), “Les archives en université, un si long chemin…”, Arabesques, n° 69, pp 18-19
  • MAZON Brigitte (2013), “Archiver les sciences sociales dans leur contexte institutionnel : le cas de l’École des hautes études en sciences sociales”, La Gazette des archives, n° 231
  • MOUFFLET Jean-François, “Les archives électroniques”, Culture et recherche, n° 129, p. 64
  • POMART Julien (2013), “Collecter des archives privées en science humaines et sociales : l’exemple de la Fondation Maison des sciences de l’homme”, La Gazette des archives, n° 231
  • ROUGE-DUCOS Isabelle (2013), “La revendication d’archives publiques par l’État”, Culture et recherche, n° 129, pp. 48-49
  • SCHIRR Lucile (2013), “L’université de Strasbourg, premiers pas d’une politique d’archivage dans une université en fusion”, La Gazette des archives, n° 231

8 réponses à Dix choses que vous devriez savoir sur l’archivage de la recherche

  1. […] "Longtemps délaissées en France, les archives de la recherche arrivent au goût du jour… et c’est tant mieux !"  […]

  2. […] Extension du domaine de la recherche  […]

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  6. Florence Piron dit :

    Très intéressant, mais il faudrait au moins une section sur les pratiques d’auto-archivage, par les chercheurs eux-même, dans des archives ouvertes comme HAL ou ArXiv, et présenter l’enjeu du libre accès.

  7. […] de vos documents, cours, exercices, notes et autres fichiers présents sur Google Drive. Dix choses que vous devriez savoir sur l’archivage de la recherche | Deuxième labo. L’extension du domaine de la recherche, c’est aussi prendre soin des productions documentaires […]

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